Budgetierung und Planung

Wer erfolgreich sein will, braucht einen guten Plan. Unternehmen erstellen diesen Plan üblicherweise einmal im Jahr, in Form der Budgetierung. In einem Budget werden die anstehenden Projekte und Anschaffungen für das nächste Jahr sowie die dafür benötigten Ressourcen geplant. Neben der Ressourcenallokation fungieren die Planwerte im Nachhinein auch als Messlatte für die erbrachte Leistung. Die Budgetplanung nimmt damit eine wichtige Rolle in der Unternehmensführung und -steuerung ein, der Budgetierungsprozess ist jedoch auch mit großem Aufwand verbunden.

Die Budgeterstellung ist ein Controllinginstrument, das versucht, die Zukunft des Unternehmens in Zahlen zu übersetzten. Das Gesamtbudget enthält im Normalfall mehrere Teilpläne, wie etwa einen Umsatzplan, Personalplan, Investitionsplan oder Marketingplan. Geplant wird auf Gesellschafts-, Kostenstellen-, Profitcenter- oder Produktebene. Ziel der Unternehmensführung ist dabei, den Unternehmenserfolg durch einen möglichst optimalen Einsatz der begrenzten Ressourcen zu maximieren. Den verschiedenen Unternehmensbereichen und -abteilungen sollen die notwendigen Mittel bereitgestellt werden. Das Management definiert üblicherweise vor einer Detailplanung strategische Ziele, die bei der operativen Planung und Ressourcenverteilung als Orientierung dienen. Der Budgetierungsprozess selbst soll ebenso ressourceneffizient ablaufen und nicht zu lange dauern, um nicht schon vor Abschluss – aufgrund neuer Rahmenbedingungen – wieder veraltet zu sein.

Budgetierung und Planung

Die Methoden der Budgetplanung

Im Laufe der Jahre haben sich eine Vielzahl an Methoden und Verfahren zur Budgetierung herausgebildet. Traditionell wird bei der Budgetplanung das Vorjahresbudget herangezogen und an die aktuelle Absatzplanung, den voraussichtlichen Personalstand und anstehende Investitionen angepasst. Einer zu starken Vergangenheitsorientierung und einem sich stark ändernden externen Umfeld kann durch Einführung eines rollierenden Forecast-Prozesses entgegengewirkt werden. Zero Base Budgeting möchte die Praxis des schlichten Fortschreibens von Budgets gänzlich unterbinden und schlägt vor, das jeweilige Budget von Null an aufzusetzen und zu begründen. Da dieser Prozess sehr aufwendig sein kann, wird diese Methode jedoch nur selten für ein klassisches Jahresbudget angewendet. Wird von der Unternehmensführung ein hoher Detaillierungsgrad in der Planung verlangt, kann der Prozess schnell bürokratisch und starr werden, der Koordinationsaufwand mit anderen Abteilungen beträchtlich. Moderne Budgetierungsmethoden versuchen dem entgegenzuwirken. Advanced Budgeting, beispielsweise, hält dazu an, den Detaillierungsgrad zu verringern und strategische Ziele sowie nicht-monetäre Größen stärker einzubinden.

Erwähnt sei auch die Methode des Beyond Budgeting, welche sich vom Denken in Plan- und Budgetierungsgrößen gänzlich abwendet. Beyond Budgeting orientiert sich an zwölf Prinzipien zur Unternehmenskultur und stellt für den Planungs- und Steuerungsprozess relative Ziele in den Vordergrund, etwa besser zu sein als der Mitbewerb. So sollen Kreativität, Flexibilität und Motivation im Unternehmen gefördert werden. Die Umsetzung dieses Konzepts erfordert jedoch nicht nur eine neue Herangehensweise im Office of Finance, sondern auch einen Change-Prozess in der ganzen Unternehmenskultur.

Budgetierung und Forecasting

Forecasts werden meist unterjährig erstellt. Die im Budget oder vorhergehenden Forecasts getroffenen Planannahmen und -zahlen werden mit Ist-Werten erweitert und nochmals überarbeitet, wodurch eine aktualisierte Prognose für einen bestimmten Zeitraum – zB bis Jahresende – erstellt wird. Forecasts ermöglichen es, frühzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen und, wenn nötig, gegenzusteuern. Viele Unternehmen führen Forecasts standardmäßig zum Quartalsende durch, bei bedeutenden Änderungen im Geschäftsverlauf können aber auch Ad-hoc Forecasts sehr hilfreich sein, um die Auswirkungen neuer Rahmenbedingungen angemessen abzuschätzen und darauf reagieren zu können.

Budgetierung

Die Budgetierungssoftware

Für welchen Ansatz der Budgetplanung sich ein Unternehmen auch entscheiden mag, die Auswahl einer passenden Planungssoftware ist essenziell. Die Budgetierungssoftware muss zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Die erforderlichen Gesellschaftsstrukturen und Planungsebenen wie Profitcenter und Kostenstellen müssen jedenfalls im System abbildbar sein. Das Budgetierungssystem muss außerdem in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellsystemen abzugreifen und miteinander zu verknüpfen. Bei Bedarf sollen nach dem Budgetierungsprozess die Planzahlen an Nachsysteme geliefert werden können.

Eine Budgetierungssoftware sollte sich flexibel an spezifische Planungsanforderungen des Unternehmens sowie verschiedene Budgetierungsmethoden adaptieren lassen. Sie sollte also sowohl treiberbasierte Planung als auch Zero-Base Budgeting, Top-Down Ansätze und Bottom-Up-Budgetierung unterstützen. Vergleiche mit Ist-Zahlen und Prognosen sowie Reports zu Planabweichungen müssen einfach erstellbar, jederzeit abrufbar sowie nachvollziehbar darstellbar sein.

Eine datenbankbasierte Planungssoftware vermeidet mühsame Datenkonsolidierungsarbeiten und Fehler, die dann entstehen können, wenn PlanerInnen mit unterschiedlichen Zahlen in diversen Excelfiles und „selbstgebastelten“ Tools arbeiten. Neben einer einheitlichen, konsistenten Datenbasis ist bei durchdachten Budgetierungssystemen auch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Planungsprozesses, des Planungsfortschrittes und der Planungsdaten gegeben.

Aufgabe der verwendeten Planungstools ist es, den Planungsprozess zu unterstützen und zu beschleunigen. Einerseits muss die Budgetierungssoftware dazu in der Lage sein, die benötigten Planungslogiken abzubilden und gewünschte Datenverarbeitungen, Analysen und Szenarienberechnungen automatisiert durchzuführen, andererseits soll die Komplexität in der Bedingung für den Fachanwender angemessen sein. Nur wenn die Planer einen Mehrwert in der Budgetierungssoftware erkennen und eine gute Usability gegeben ist, wird die Budgetierungssoftware angenommen und in Folge optimal genutzt.

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Häufige Fragen zur Budgetierung

Was ist ein rollierender Forecast?

Rollierende Forecasts prognostizieren nicht die Entwicklung bis zum Jahresende, sondern haben eine stets gleichbleibende Zeitspanne als Planungshorizont zugrunde liegen (zum Beispiel sechs Quartale). Eine rollierende Planung dient entsprechend weniger dazu Finanzkennzahlen für den Jahresabschlusses zu prognostizieren, sondern legt den Fokus auf das Erkennen von neuen Geschäftsentwicklungen, um bei Bedarf frühzeitig darauf reagieren zu können.

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